Déclaration de confidentialité (UE)

La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour le 13 juillet 2026. Elle s’adresse aux citoyens ainsi qu’aux résidents permanents légaux de l’Espace économique européen (EEE) et de la Suisse.

Dernière mise à jour : 02 aout 2026

Le site https://acces-demarches.fr est édité par 4AP SARL.

https://acces-demarches.fr est un site privé et indépendant de l’administration. Nous proposons un service payant d’assistance aux démarches administratives, notamment pour les documents d’entreprise de type Kbis.

Nous ne sommes pas un site gouvernemental et nous ne disposons d’aucune délégation, habilitation ou affiliation avec un service public officiel. Les démarches concernées peuvent être réalisées directement par l’usager, sans notre assistance, auprès des sites officiels ou organismes compétents.

La présente déclaration explique quelles données personnelles nous collectons, pourquoi nous les utilisons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

4AP SARL
19 boulevard Lelasseur
44000 Nantes
France

Site web : acces-demarches.fr
Email de contact : confidentialite@acces-demarches.fr

2. Principes généraux

Dans le cadre de notre activité, nous veillons à respecter les principes applicables en matière de protection des données personnelles.

Cela signifie notamment que :

• nous collectons uniquement les données nécessaires à la fourniture de nos services ;
• nous utilisons les données pour des finalités déterminées, claires et légitimes ;
• nous limitons la durée de conservation des données ;
• nous mettons en place des mesures de sécurité adaptées ;
• nous limitons l’accès aux données aux seules personnes autorisées ;
• nous permettons aux personnes concernées d’exercer leurs droits.

3. Données collectées et finalités

Nous pouvons collecter ou recevoir des données personnelles dans les cas suivants.

3.1 Traitement d’une commande et fourniture du service

Lorsque vous passez commande sur notre site, nous collectons les informations nécessaires au traitement de votre demande.

Selon le type de démarche commandée, ces données peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone, si nécessaire au suivi de la demande ;
• adresse postale, si nécessaire ;
• informations relatives à la demande
• informations nécessaires à la préparation, vérification ou transmission du dossier ;
• documents ou éléments transmis par le client lorsque ceux-ci sont nécessaires au traitement ;
• notes internes strictement nécessaires au suivi de la commande ;
• numéro de commande, date de commande, statut de traitement.

Ces données sont utilisées pour :

• traiter la commande ;
• vérifier les informations transmises ;
• préparer ou accompagner la démarche demandée ;
• communiquer au client les informations, documents ou instructions nécessaires ;
• assurer le suivi du dossier ;
• répondre aux questions du client après la commande ;
• gérer les éventuelles réclamations.

La base légale de ce traitement est l’exécution du contrat conclu avec le client ou la réalisation de mesures précontractuelles à sa demande.

3.2 Données relatives au paiement

Lorsque vous effectuez un paiement, certaines données sont traitées afin de permettre l’encaissement, la confirmation de la commande, la lutte contre la fraude et la gestion des éventuelles contestations.

Nous ne stockons pas les données complètes de carte bancaire. Les paiements sont traités par des prestataires de paiement spécialisés.

Les données que nous pouvons conserver sont notamment :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• montant payé ;
• date et heure du paiement ;
• statut du paiement ;
• identifiant de transaction ;
• moyen de paiement utilisé ;
• quatre derniers chiffres de la carte bancaire lorsque cette information est disponible ;
• adresse IP et informations techniques nécessaires à la sécurité et à la prévention de la fraude ;
• informations relatives à un remboursement, un échec de paiement ou une contestation.

La base légale de ce traitement est l’exécution du contrat, le respect de nos obligations comptables et fiscales, ainsi que notre intérêt légitime à prévenir la fraude et à gérer les réclamations ou contestations de paiement.

3.3 Contact, support client et échanges par email

Lorsque vous nous contactez par email, formulaire, téléphone ou tout autre moyen de communication, nous pouvons traiter les informations nécessaires pour répondre à votre demande.

Ces données peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone ;
• numéro de commande ;
• contenu du message ;
• informations utiles à la compréhension et au traitement de votre demande.

Ces données sont utilisées pour :

• répondre à vos demandes ;
• assurer le suivi client ;
• traiter les réclamations ;
• conserver une trace raisonnable des échanges en cas de contestation ou de besoin de suivi.

La base légale de ce traitement est l’exécution du contrat lorsque la demande concerne une commande, ou notre intérêt légitime à répondre aux demandes adressées à notre société.

3.4 Facturation et obligations comptables

Dans le cadre de nos obligations comptables et fiscales, nous conservons les informations nécessaires à l’établissement et à la conservation des factures.

Ces données peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom du client ;
• adresse de facturation, si nécessaire ;
• numéro de facture ;
• date de facture ;
• montant facturé ;
• service commandé ;
• informations strictement nécessaires à la comptabilité.

Ces données sont traitées afin de respecter nos obligations légales en matière comptable et fiscale.

La base légale de ce traitement est le respect d’une obligation légale.

3.5 Statistiques, mesure d’audience et amélioration du site

Nous pouvons utiliser des outils de mesure d’audience et de statistiques afin de comprendre l’utilisation de notre site, améliorer nos services, détecter d’éventuels problèmes techniques et mesurer l’efficacité de nos actions de communication.

Selon les choix exprimés dans le bandeau de consentement, les données traitées peuvent notamment comprendre :

• pages consultées ;
• origine de la visite ;
• type d’appareil ;
• navigateur utilisé ;
• système d’exploitation ;
• données techniques de navigation ;
• identifiants publicitaires ou de mesure, lorsque l’utilisateur y consent.

La base légale de ce traitement est le consentement lorsque celui-ci est requis.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre politique de cookies.

4. Durées de conservation

Nous appliquons une politique de conservation progressive afin de limiter la conservation des données au strict nécessaire.

4.1 Données complètes de commande

Les données complètes nécessaires au traitement de la commande sont conservées pendant une durée maximale de 60 jours après la fin du traitement de la demande.

Pendant cette période, nous conservons les informations nécessaires pour traiter la commande, répondre aux questions du client, corriger une éventuelle erreur, assurer le suivi immédiat du dossier ou gérer une première réclamation.

À l’issue de ce délai de 60 jours, nous procédons à une anonymisation ou à une suppression des données directement identifiantes et des informations détaillées qui ne sont plus nécessaires. Cela concerne notamment, selon le service commandé, les informations détaillées d’identité, les documents ou justificatifs transmis, les informations propres à la constitution du dossier, les notes internes détaillées et les éléments qui ne sont plus nécessaires au suivi de la commande.

Après cette opération, seules des informations limitées relatives au suivi de la commande peuvent être conservées jusqu’à deux cent cinquante et un (251) jours à compter de la date de la commande.

4.2 Données minimisées de suivi

Après le délai de 60 jours, certaines informations limitées peuvent être conservées pendant une durée maximale de 2 ans afin d’assurer :

• Après le délai de soixante (60) jours suivant la fin du traitement de la demande, certaines informations limitées peuvent être conservées jusqu’à deux ans à compter de la date de la commande, afin d’assurer :
• le suivi client ;
• la gestion des réclamations ;
• la prévention et la gestion des litiges ;
• la preuve du traitement réalisé ;
• la gestion des remboursements, contestations ou demandes liées à une commande passée.
• Les données conservées à ce stade sont limitées autant que possible. Elles peuvent notamment comprendre :
• le numéro de commande ;
• la date de commande ;
• le type de service demandé ;
• le statut du traitement ;
• les dates d’envoi des communications importantes ;
• le montant payé ;
• la référence de paiement ;
• l’existence d’un remboursement ou d’une contestation ;
• une trace courte du traitement réalisé.
• Par exception, certaines informations peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose, lorsqu’un litige est en cours, lorsqu’une contestation de paiement est ouverte ou lorsque cette conservation est strictement nécessaire à la défense de nos droits.

Les données conservées à ce stade sont limitées autant que possible. Elles peuvent notamment comprendre :

• numéro de commande ;
• date de commande ;
• type de service demandé ;
• statut du traitement ;
• dates d’envoi des communications importantes ;
• montant payé ;
• référence de paiement ;
• existence d’un remboursement ou d’une contestation ;
• trace courte du traitement réalisé.

Les données détaillées ou sensibles utilisées pour traiter la démarche ne sont pas conservées pendant cette période. Cela concerne notamment, selon le service commandé, les informations détaillées d’identité, les documents ou justificatifs transmis, les informations propres à la constitution du dossier, les notes internes détaillées et les éléments qui ne sont plus nécessaires au suivi de la commande.

Par exception, certaines données peuvent être conservées plus longtemps ou de manière plus complète lorsqu’une obligation légale l’impose, lorsqu’un litige est en cours, lorsqu’une contestation de paiement est ouverte ou lorsque cette conservation est strictement nécessaire à la défense de nos droits.

4.3 Emails et échanges de support

Les emails et échanges de support peuvent être conservés pendant une durée maximale de 2 ans à compter du dernier échange, afin d’assurer le suivi client, la gestion des réclamations et la preuve des échanges.

Lorsque des emails contiennent des documents, justificatifs ou données détaillées non nécessaires à cette conservation, nous nous efforçons de les supprimer ou d’en limiter l’accès dès qu’ils ne sont plus nécessaires au traitement de la demande.

4.4 Factures et pièces comptables

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant la durée légale applicable, soit 10 ans.

Les factures ne contiennent que les informations nécessaires à la facturation et à la comptabilité. Elles n’ont pas vocation à contenir les données détaillées utilisées pour traiter une démarche administrative.

4.5 Données de paiement

Les données relatives aux transactions, remboursements, contestations et preuves de paiement peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la gestion comptable, à la prévention de la fraude, au traitement des réclamations et à la gestion des litiges.

Nous ne conservons pas les données complètes de carte bancaire.

4.6 Cookies et mesure d’audience

Les durées de conservation relatives aux cookies et traceurs sont précisées dans notre politique de cookies et dans l’outil de gestion du consentement disponible sur le site.

4.7 Cas particulier d’un litige ou d’une obligation légale

En cas de litige, de réclamation, de contestation de paiement, de demande d’une autorité compétente ou d’obligation légale particulière, certaines données peuvent être conservées plus longtemps, uniquement dans la mesure nécessaire à la défense de nos droits, au respect de nos obligations ou au traitement du dossier concerné.

5. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées aux personnes habilitées au sein de 4AP SARL, dans la limite de leurs missions.

Elles peuvent également être transmises à des prestataires ou sous-traitants intervenant pour notre compte, notamment :

• hébergeur du site ;
• prestataire de messagerie ;
• prestataire d’envoi d’emails transactionnels ;
• prestataire de paiement ;
• outils techniques nécessaires au fonctionnement du site ;
• prestataires intervenant dans la maintenance, la sécurité ou le support technique ;
• administrations, collectivités, organismes publics ou privés lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service demandé ou à la transmission d’informations utiles au client.

Les prestataires actuellement utilisés ou susceptibles d’être utilisés comprennent notamment :

• OVH, pour l’hébergement et/ou certains services techniques ;
• Proton AG, pour la messagerie ;
• ActiveCampaign LLC / Postmark, pour l’envoi d’emails transactionnels ;
• Stripe et/ou HiPay, pour le traitement des paiements ;
• Google, pour certains services de mesure, publicité ou outils techniques, selon les paramétrages et consentements applicables.

Cette liste peut évoluer en fonction des outils effectivement utilisés pour fournir le service, sécuriser le site ou gérer l’activité.

6. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires peuvent être situés en dehors de l’Union européenne ou traiter certaines données depuis des pays tiers.

Lorsque cela est nécessaire, nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés par des garanties appropriées, notamment par des clauses contractuelles types, un accord de traitement des données ou tout mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

7. Sécurité des données

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation.

Ces mesures comprennent notamment :

• accès limité aux seules personnes autorisées ;
• comptes utilisateurs individuels lorsque cela est possible ;
• mots de passe et mesures d’authentification adaptées ;
• sécurisation des accès aux outils utilisés ;
• chiffrement des échanges via HTTPS ;
• limitation de la durée de conservation des données ;
• suppression ou minimisation des données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires ;
• sauvegardes et mesures de protection technique adaptées ;
• sensibilisation des personnes ayant accès aux données ;
• recours à des prestataires présentant des garanties raisonnables en matière de sécurité.

Les personnes ou prestataires pouvant accéder aux données dans le cadre de leurs missions sont tenus à une obligation de confidentialité.

8. Cookies

Notre site utilise des cookies et autres traceurs nécessaires au fonctionnement du site, ainsi que, sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis, des cookies de mesure d’audience, de publicité ou d’amélioration de l’expérience utilisateur.

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix à tout moment via l’outil de gestion du consentement disponible sur le site.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique de cookies.

9. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur votre consentement.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse suivante : confidentialite@acces-demarches.fr

Afin d’éviter toute erreur ou divulgation à un tiers non autorisé, nous pouvons vous demander des informations complémentaires permettant de vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Certaines demandes d’effacement peuvent ne pas être satisfaites immédiatement lorsque la conservation de certaines données est nécessaire au respect d’une obligation légale, à la gestion d’un litige, à la défense de nos droits ou à la conservation des pièces comptables.

10. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En France, l’autorité compétente est la CNIL.

11. Sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites tiers, notamment des sites officiels ou des services partenaires.

La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux sites tiers. Nous vous invitons à consulter leurs propres politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.

12. Modification de la déclaration

Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de nos services, de nos outils, de nos obligations légales ou de nos pratiques internes.

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